Abmahnung durch den Arbeitgeber vorbereiten: Sachverhalt, Pflichtverletzung und Warnfunktion

Eine Abmahnung sollte nicht allein deshalb ausgesprochen werden, weil ein Verhalten als störend oder unangebracht empfunden wird. Vorher sollte geklärt werden, welcher konkrete Sachverhalt vorliegt, welche arbeitsvertragliche Pflicht betroffen ist und welches Verhalten künftig erwartet wird.

Gerade wenn eine Abmahnung später im Zusammenhang mit einer verhaltensbedingten Kündigung Bedeutung erhalten soll, kommt es auf eine sorgfältige Vorbereitung an.

Sachverhalt zuerst vollständig ermitteln

Ausgangspunkt ist nicht die gewünschte arbeitsrechtliche Reaktion, sondern der tatsächliche Sachverhalt.

Vor Ausspruch einer Abmahnung sollten insbesondere geklärt werden:

• Was soll genau geschehen sein?
• Wann und wo ereignete sich der Vorfall?
• Wer war beteiligt oder anwesend?
• Welche Unterlagen oder Kommunikationsverläufe existieren?
• Welche Weisungen oder betrieblichen Regelungen galten?
• Wie stellt der betroffene Arbeitnehmer den Vorgang dar?
• Gibt es entlastende oder widersprüchliche Informationen?

Eine Abmahnung sollte auf einem belastbaren Sachverhalt beruhen. Unklare, übertriebene oder nicht nachweisbare Vorwürfe können ihre spätere Bedeutung erheblich schwächen.

Pflichtverletzung rechtlich einordnen

Nicht jedes unerwünschte Verhalten stellt zugleich eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten dar.

Zu prüfen ist deshalb, welche konkrete Pflicht betroffen sein soll. In Betracht kommen beispielsweise:

• Verletzung von Arbeits- oder Leistungspflichten
• Missachtung zulässiger Weisungen
• Verstöße gegen betriebliche Abläufe
• Verletzung von Anzeige- oder Nachweispflichten
• unzulässiges Verhalten gegenüber Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten
• Verletzung von Rücksichtnahme- oder Loyalitätspflichten

Die rechtliche Einordnung sollte zum tatsächlich dokumentierten Sachverhalt passen.

Anhörung und Einlassung können wichtig sein

Vor einer arbeitsrechtlichen Reaktion kann es sinnvoll oder erforderlich sein, dem Arbeitnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Das gilt insbesondere, wenn:

• der Sachverhalt nicht eindeutig feststeht,
• mehrere Personen unterschiedliche Darstellungen liefern,
• betriebliche Abläufe eine Rolle spielen,
• Missverständnisse möglich erscheinen,
• subjektive Vorwürfe wie Pflichtwidrigkeit oder Verschulden zu bewerten sind.

Eine Anhörung sollte nicht nur formell durchgeführt werden. Die Einlassung des Arbeitnehmers muss bei der weiteren Bewertung tatsächlich berücksichtigt werden.

Beweise und Dokumentation sichern

Die spätere Verwertbarkeit einer Abmahnung hängt wesentlich davon ab, ob der zugrunde liegende Sachverhalt nachvollziehbar dokumentiert ist.

Sinnvoll sein können insbesondere:

• schriftliche Zeugenaussagen oder Gesprächsnotizen
• E-Mails und sonstige Kommunikation
• Arbeitszeit- oder Einsatzdaten
• betriebliche Anweisungen
• Dienst- oder Arbeitspläne
• vorhandene Richtlinien
• frühere einschlägige Vorgänge

Die Dokumentation sollte zeitnah erfolgen und zwischen Tatsachen, Wahrnehmungen und Bewertungen unterscheiden.

Gleichbehandlung und bisherige Praxis berücksichtigen

Vor Ausspruch einer Abmahnung sollte geprüft werden, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt wurden.

Unterschiedliche Reaktionen können erklärbar sein, etwa wegen verschiedener Schweregrade oder Vorgeschichten. Ohne sachlichen Grund können erhebliche Unterschiede jedoch spätere Auseinandersetzungen erschweren.

Auch die bisherige betriebliche Praxis kann für die Bewertung eines Verhaltens relevant sein.

Die Abmahnung muss den Vorwurf konkret benennen

Eine Abmahnung sollte erkennen lassen, welches konkrete Verhalten beanstandet wird.

Allgemeine Aussagen wie:

• unzureichendes Verhalten,
• mangelnde Zusammenarbeit,
• schlechte Leistung,
• wiederholte Pflichtverletzungen

reichen für eine belastbare Dokumentation häufig nicht aus, wenn nicht klar wird, welche einzelnen Vorgänge gemeint sind.

Datum, Situation und Verhalten sollten so konkret beschrieben werden, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, welcher Vorwurf erhoben wird.

Vertragsgerechtes Verhalten klar einfordern

Eine Abmahnung beschränkt sich nicht auf die Dokumentation eines vergangenen Vorfalls.

Sie sollte zugleich deutlich machen, welches vertragsgerechte Verhalten zukünftig erwartet wird.

Damit wird die beanstandete Pflichtverletzung mit einer klaren Verhaltenserwartung verbunden.

Warnfunktion nicht vergessen

Für die klassische arbeitsrechtliche Abmahnung ist besonders wichtig, dass arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Wiederholungsfall erkennbar werden.

Soll die Abmahnung eine mögliche spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten, muss dem Arbeitnehmer deutlich werden, dass eine erneute vergleichbare Pflichtverletzung den Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährden kann.

Eine bloße Kritik, Ermahnung oder Beanstandung besitzt nicht automatisch dieselbe Warnfunktion.

Verhältnismäßigkeit vor Ausspruch prüfen

Nicht jede Pflichtverletzung rechtfertigt dieselbe Reaktion.

Vor Ausspruch sollte unter anderem betrachtet werden:

• Schwere des Vorwurfs
• Verschulden
• Dauer des Arbeitsverhältnisses
• bisheriger Verlauf
• frühere vergleichbare Pflichtverletzungen
• Auswirkungen auf den Betrieb
• Einsicht oder Reaktion des Arbeitnehmers
• mögliche mildere Maßnahmen

Die Abmahnung sollte zur konkreten Pflichtverletzung passen.

Mehrere Vorwürfe sauber voneinander trennen

Werden mehrere Sachverhalte gleichzeitig beanstandet, sollten diese übersichtlich voneinander getrennt werden.

Eine pauschale Zusammenfassung verschiedener Vorwürfe erschwert die spätere Prüfung.

Vor allem wenn einzelne Vorwürfe zweifelhaft oder unterschiedlich schwer wiegen, kann es sinnvoll sein, sie rechtlich und tatsächlich getrennt zu bewerten.

Zuständigkeit für die Abmahnung klären

Arbeitgeber sollten außerdem prüfen, wer im konkreten Betrieb zur Erteilung der Abmahnung befugt ist.

Je nach Organisationsstruktur kommen beispielsweise Geschäftsführung, Personalabteilung oder weisungsbefugte Führungskräfte in Betracht.

Interne Zuständigkeiten sollten klar sein, bevor eine Erklärung ausgesprochen und zur Personalakte genommen wird.

Zustellung und Personalakte dokumentieren

Auch der Ausspruch selbst sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.

Dabei können insbesondere folgende Punkte relevant sein:

• Datum der Abmahnung
• Art der Übergabe
• gegebenenfalls anwesende Personen
• Aufnahme in die Personalakte
• Reaktion des Arbeitnehmers
• spätere Gegendarstellung

Eine Empfangsbestätigung sollte nicht so formuliert sein, dass dadurch unnötig der Eindruck eines inhaltlichen Anerkenntnisses erzeugt wird.

Verhältnis zu einer späteren Kündigung

Eine Abmahnung ist kein automatischer Zwischenschritt vor jeder Kündigung.

Bei steuerbarem Verhalten kann sie vor einer verhaltensbedingten Kündigung jedoch häufig erforderlich sein.

Entscheidend ist dann unter anderem:

• ob die frühere Pflichtverletzung vergleichbar war,
• ob die Warnfunktion hinreichend deutlich war,
• welcher Zeitraum vergangen ist,
• wie sich das Arbeitsverhältnis danach entwickelt hat,
• wie schwer der neue Vorwurf wiegt.

Deshalb sollte bereits bei Ausspruch einer Abmahnung darauf geachtet werden, dass Inhalt und Dokumentation einer späteren rechtlichen Prüfung standhalten können.

Typische Fehler auf Arbeitgeberseite

In der Praxis entstehen Risiken insbesondere, wenn:

• der Sachverhalt vorab nicht vollständig aufgeklärt wird,
• Vorwürfe ungenau oder überzogen formuliert werden,
• mehrere Sachverhalte vermischt werden,
• keine konkrete arbeitsvertragliche Pflicht benannt werden kann,
• die zukünftige Verhaltenserwartung unklar bleibt,
• die Warnfunktion fehlt,
• widersprüchliche Beweise ignoriert werden,
• vergleichbare Fälle ohne nachvollziehbaren Grund anders behandelt wurden,
• eine Abmahnung vorschnell als Vorbereitung einer Kündigung eingesetzt wird.

Abmahnung als Teil einer Gesamtstrategie betrachten

Eine Abmahnung ist nicht nur ein Schreiben für die Personalakte.

Vor ihrem Ausspruch sollte geklärt werden, welches betriebliche Ziel verfolgt wird:

• konkrete Verhaltensänderung,
• Dokumentation eines Konflikts,
• Wiederherstellung klarer betrieblicher Abläufe,
• Vorbereitung weiterer arbeitsrechtlicher Schritte,
• oder eine andere Lösung des zugrunde liegenden Problems.

Eine rechtlich belastbare Abmahnung beginnt deshalb mit Sachverhaltsklärung und Zielbestimmung – nicht mit der Formulierung des Schreibens.