Abmahnung im Arbeitsverhältnis: Inhalt, Reaktion und Folgen

Eine Abmahnung beanstandet ein konkretes Verhalten und macht regelmäßig deutlich, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen können.

Sie kann eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten. Nicht jedes als Abmahnung bezeichnete Schreiben erfüllt jedoch die rechtlichen Anforderungen.

Welche Funktionen eine Abmahnung erfüllt

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung verbindet typischerweise mehrere Funktionen:

• Dokumentation eines beanstandeten Verhaltens
• Hinweis auf die verletzte arbeitsvertragliche Pflicht
• Aufforderung zu künftig vertragsgerechtem Verhalten
• Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei Wiederholung

Fehlt insbesondere die Warnfunktion, kann lediglich eine Ermahnung oder Beanstandung vorliegen.

Das beanstandete Verhalten muss konkret beschrieben sein

Eine Abmahnung sollte erkennen lassen:

• welches Verhalten beanstandet wird
• wann und wo es stattgefunden haben soll
• welche arbeitsvertragliche Pflicht betroffen ist
• welches Verhalten künftig erwartet wird
• welche Folgen bei einer Wiederholung drohen

Pauschale Vorwürfe ohne nachvollziehbaren Sachverhalt erschweren eine sachgerechte Prüfung.

Nicht jede Pflichtverletzung rechtfertigt eine Abmahnung

Vor Ausspruch einer Abmahnung ist zu prüfen, ob tatsächlich eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vorliegt.

Auch Verschulden, betriebliche Abläufe, frühere Anweisungen, Missverständnisse und die Behandlung vergleichbarer Fälle können bedeutsam sein.

Abmahnung und Kündigung

Bei steuerbarem Verhalten ist vor einer verhaltensbedingten Kündigung häufig zunächst eine einschlägige Abmahnung erforderlich.

Das gilt nicht ausnahmslos. Bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine vorherige Abmahnung entbehrlich sein.

Was nach Erhalt einer Abmahnung wichtig ist

Arbeitnehmer sollten zunächst:

• die Abmahnung vollständig sichern
• den Zugangstag dokumentieren
• den geschilderten Sachverhalt prüfen
• Unterlagen und Kommunikation sichern
• mögliche Zeugen notieren
• keine vorschnelle schriftliche Stellungnahme abgeben

Eine Empfangsbestätigung sollte nicht mit einem Anerkenntnis des Inhalts verwechselt werden.

Gegendarstellung

Arbeitnehmer können eine Gegendarstellung zur Personalakte reichen.

Ob dies strategisch sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Eine frühe Stellungnahme kann den eigenen Sachverhalt dokumentieren, zugleich aber spätere Argumentationsmöglichkeiten festlegen.

Entfernung aus der Personalakte

Eine unberechtigte Abmahnung kann unter bestimmten Voraussetzungen aus der Personalakte zu entfernen sein.

Ein Entfernungsanspruch kann insbesondere in Betracht kommen, wenn:

• der geschilderte Sachverhalt unzutreffend ist
• die rechtliche Bewertung falsch ist
• die Abmahnung unverhältnismäßig ist
• die Darstellung zu unbestimmt ist
• kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib besteht

Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung

Enthält eine Abmahnung mehrere eigenständige Vorwürfe, muss geprüft werden, wie sich die Unrichtigkeit eines einzelnen Vorwurfs auf die gesamte Abmahnung auswirkt.

Eine Vermischung verschiedener Sachverhalte kann die spätere Verwendung der Abmahnung erschweren.

Abmahnung durch den Arbeitgeber vorbereiten

Arbeitgeber sollten vor Ausspruch einer Abmahnung insbesondere klären:

• welcher Sachverhalt sicher nachweisbar ist
• welche konkrete Pflicht verletzt wurde
• ob eine vorherige Anweisung bestand
• ob vergleichbare Fälle gleich behandelt wurden
• ob mildere Reaktionen ausreichen
• welche Person zur Abmahnung befugt ist

Die Abmahnung sollte sachlich bleiben und keine unbelegten Vorwürfe enthalten.

Zeitablauf und Bedeutung älterer Abmahnungen

Eine Abmahnung verliert nicht automatisch nach einer festen Zeit ihre Wirkung.

Ihre spätere Bedeutung hängt unter anderem von Art und Schwere des Vorwurfs, dem weiteren Verhalten und dem Zeitablauf ab.

Strategische Gesamtbewertung

Bei der Reaktion auf eine Abmahnung geht es nicht allein um die Frage, ob sofort gerichtlich vorgegangen werden kann.

Zu berücksichtigen sind auch Konfliktdynamik, Beweislage, Kündigungsrisiko, weitere Zusammenarbeit und eine mögliche spätere Prozessstrategie.

Praktische Checkliste nach Erhalt einer Abmahnung

Für Arbeitnehmer und Führungskräfte steht ergänzend eine kompakte Checkliste zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, das Schreiben und den Zugang zu sichern, die einzelnen Vorwürfe zu erfassen, den eigenen Sachverhalt zu rekonstruieren und relevante Unterlagen sowie Beweismittel zusammenzustellen.

Checkliste „Abmahnung erhalten – Prüfung und erste Schritte“ herunterladen

Die Checkliste ersetzt keine rechtliche Bewertung der Abmahnung und keine Entscheidung darüber, ob beispielsweise eine Gegendarstellung, ein Entfernungsverlangen oder zunächst nur die Sicherung des Sachverhalts sinnvoll ist.