Kündigung durch den Arbeitgeber vorbereiten: Grundlagen und typische Fehler

Eine Kündigung sollte aus Arbeitgebersicht nicht mit dem Kündigungsschreiben beginnen. Entscheidend ist vielmehr, ob der zugrunde liegende Sachverhalt rechtzeitig aufgearbeitet, dokumentiert und rechtlich eingeordnet wurde.

Fehler in dieser Vorbereitungsphase lassen sich nach Ausspruch der Kündigung häufig nur noch eingeschränkt korrigieren. Deshalb sollten tatsächliche Grundlage, Kündigungsgrund, Zuständigkeiten, Beteiligungsrechte und mögliche Alternativen vor der Entscheidung strukturiert geprüft werden.

Zuerst das konkrete Ziel der Personalmaßnahme bestimmen

Vor jeder Kündigungsentscheidung sollte geklärt werden, welches betriebliche Ziel tatsächlich verfolgt wird.

Dabei kann es beispielsweise gehen um:

• die Beendigung eines dauerhaft nicht mehr benötigten Arbeitsplatzes
• die Reaktion auf erhebliche Pflichtverletzungen
• die Bewältigung anhaltender Leistungs- oder Eignungsprobleme
• die Beendigung einer nicht mehr tragfähigen Zusammenarbeit
• organisatorische Veränderungen
• eine kurzfristige Reaktion auf einen besonders schweren Vorfall

Das gewünschte Ergebnis bestimmt, welche tatsächlichen und rechtlichen Voraussetzungen geprüft werden müssen.

Eine Kündigung sollte deshalb nicht allein deshalb ausgesprochen werden, weil das Arbeitsverhältnis belastet ist oder eine schnelle Trennung gewünscht wird.

Sachverhalt vollständig ermitteln

Die rechtliche Bewertung kann nur so belastbar sein wie der zugrunde gelegte Sachverhalt.

Arbeitgeber sollten deshalb zunächst klären:

• Was ist konkret geschehen?
• Wann haben die maßgeblichen Ereignisse stattgefunden?
• Wer war beteiligt?
• Welche Anweisungen oder Vereinbarungen bestanden?
• Welche Unterlagen existieren?
• Welche Personen kommen als Zeugen in Betracht?
• Welche Einlassungen des Arbeitnehmers liegen bereits vor?
• Gab es vergleichbare frühere Vorgänge?

Besonders bei konflikthaften Arbeitsverhältnissen besteht die Gefahr, dass Bewertungen und tatsächliche Feststellungen miteinander vermischt werden.

Für die spätere rechtliche Beurteilung sollte deshalb möglichst klar zwischen Tatsachen, Vermutungen und persönlichen Einschätzungen unterschieden werden.

Dokumentation muss vor der Kündigung belastbar sein

Eine erst nachträglich aufgebaute Dokumentation kann tatsächliche Lücken nicht ohne Weiteres schließen.

Je nach Kündigungssituation können insbesondere relevant sein:

• Arbeitsvertrag und Nachträge
• Stellen- und Aufgabenbeschreibungen
• Abmahnungen
• Gesprächsprotokolle
• Zielvereinbarungen
• Leistungsdaten
• Arbeitszeitunterlagen
• E-Mail- und sonstige Kommunikation
• interne Anweisungen
• Organisationsentscheidungen
• wirtschaftliche und betriebliche Planungsunterlagen

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Dokumente zu sammeln. Entscheidend ist, ob die für den konkreten Kündigungssachverhalt wesentlichen Tatsachen nachvollziehbar belegt werden können.

Kündigungsgrund rechtlich einordnen

Die Anforderungen unterscheiden sich erheblich danach, auf welchen Kündigungsgrund eine Beendigung gestützt werden soll.

Typischerweise kommen insbesondere in Betracht:

• verhaltensbedingte Kündigung
• personenbedingte Kündigung
• betriebsbedingte Kündigung
• außerordentliche Kündigung

Diese Kategorien sind keine bloßen Überschriften. Sie bestimmen, welche Tatsachen vorliegen müssen und welche weiteren Voraussetzungen zu prüfen sind.

Eine Kündigung sollte deshalb nicht ausgesprochen werden, bevor klar ist, auf welchen Lebenssachverhalt und welche rechtliche Begründung sie tatsächlich gestützt werden soll.

Verhaltensbedingte Kündigung und Abmahnung

Bei steuerbarem Fehlverhalten ist regelmäßig zu prüfen, ob vor Ausspruch einer Kündigung zunächst eine einschlägige Abmahnung erforderlich ist.

Dafür ist insbesondere zu klären:

• Welche konkrete Vertragspflicht wurde verletzt?
• War dem Arbeitnehmer das geschuldete Verhalten erkennbar?
• War das Verhalten steuerbar?
• Liegt bereits eine einschlägige Abmahnung vor?
• Betrifft die Abmahnung tatsächlich einen vergleichbaren Pflichtbereich?
• Ist eine Verhaltensänderung für die Zukunft zu erwarten?
• Ist der Vorwurf so schwer, dass eine vorherige Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein kann?

Eine Abmahnung sollte nicht lediglich vorsorglich ausgesprochen werden. Sie muss zum tatsächlichen Sachverhalt und zur beabsichtigten arbeitsrechtlichen Reaktion passen.

Personenbedingte Kündigungen benötigen eine Prognose

Bei personenbedingten Kündigungen reicht ein aktuelles Problem regelmäßig nicht aus.

Entscheidend ist häufig die Frage, ob auch künftig mit erheblichen Beeinträchtigungen des Arbeitsverhältnisses zu rechnen ist.

Die erforderliche Prüfung hängt stark von der konkreten Fallgruppe ab. Vor einer Kündigungsentscheidung sollten deshalb insbesondere bisheriger Verlauf, betriebliche Auswirkungen und mögliche mildere Maßnahmen aufgearbeitet werden.

Betriebsbedingte Kündigungen beginnen bei der unternehmerischen Entscheidung

Eine betriebsbedingte Kündigung sollte nicht mit der Auswahl einer bestimmten Person beginnen.

Zunächst muss feststehen, welche organisatorische oder wirtschaftliche Entscheidung getroffen wurde und wie sich diese auf den Beschäftigungsbedarf auswirkt.

Zu prüfen sind insbesondere:

• Welche unternehmerische Maßnahme ist vorgesehen?
• Welche Aufgaben oder Arbeitsplätze verändern sich?
• Wann soll die Veränderung umgesetzt werden?
• Welche Beschäftigungsmöglichkeiten verbleiben?
• Bestehen anderweitige freie Arbeitsplätze?
• Welche Arbeitnehmer sind gegebenenfalls vergleichbar?
• Ist eine Sozialauswahl erforderlich?
• Welche Auswahlkriterien sind zu berücksichtigen?

Die zugrunde liegende unternehmerische Entscheidung und ihre tatsächliche Umsetzung sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Außerordentliche Kündigungen erfordern besondere Geschwindigkeit

Bei einer außerordentlichen Kündigung ist nicht nur die Schwere des Sachverhalts relevant.

Es können kurze gesetzliche Erklärungsfristen laufen. Gleichzeitig darf die notwendige Sachverhaltsaufklärung nicht übersprungen werden.

Arbeitgeber sollten deshalb unverzüglich klären:

• Wann erlangte die kündigungsberechtigte Stelle Kenntnis?
• Welche Tatsachen sind bereits gesichert?
• Welche weiteren Ermittlungen sind erforderlich?
• Muss der Arbeitnehmer angehört werden?
• Welche Personen müssen in die Entscheidung eingebunden werden?
• Welche Beteiligungsrechte bestehen?

Die zeitliche Dokumentation der internen Aufklärung kann in solchen Fällen besonders wichtig sein.

Besonderen Kündigungsschutz frühzeitig prüfen

Bestimmte Arbeitnehmergruppen können einem besonderen Kündigungsschutz unterliegen.

Deshalb sollte vor jeder Kündigung geprüft werden, ob besondere gesetzliche Schutzvorschriften oder Zustimmungserfordernisse bestehen.

Erst nach Ausspruch der Kündigung festzustellen, dass zuvor eine behördliche Zustimmung oder ein besonderes Verfahren erforderlich gewesen wäre, kann erhebliche Folgen haben.

Betriebsrat und andere Beteiligungsrechte beachten

Besteht ein Betriebsrat, ist vor einer Kündigung regelmäßig dessen Anhörung erforderlich.

Die Anhörung darf nicht als reine Formalität behandelt werden.

Der Betriebsrat muss über die für die Kündigungsentscheidung maßgeblichen Umstände ordnungsgemäß informiert werden. Welche Informationen erforderlich sind, hängt vom konkreten Kündigungssachverhalt ab.

Daneben können weitere Beteiligungs- oder Zustimmungsrechte bestehen.

Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden:

• welche Arbeitnehmervertretungen bestehen
• welche Stelle zu beteiligen ist
• welche Informationen benötigt werden
• welcher zeitliche Ablauf einzuhalten ist

Zuständigkeit für die Kündigung klären

Auch eine inhaltlich tragfähige Kündigung muss durch die richtige Stelle erklärt werden.

Vor Unterzeichnung sollte geklärt werden:

• Wer ist kündigungsberechtigt?
• Wer vertritt den Arbeitgeber?
• Bestehen interne Zuständigkeitsregelungen?
• Wird eine Vollmacht benötigt?
• Wer soll das Kündigungsschreiben unterzeichnen?

Bei Gesellschaften, Konzernstrukturen oder besonderen Leitungsfunktionen kann die Zuständigkeitsfrage erhebliche Bedeutung haben.

Kündigungsfrist und Beendigungsdatum kontrollieren

Das vorgesehene Beendigungsdatum sollte nicht lediglich aus einer Standardvorlage übernommen werden.

Zu prüfen sind insbesondere:

• gesetzliche Kündigungsfrist
• arbeitsvertragliche Kündigungsfrist
• tarifvertragliche Regelungen
• vereinbarte Kündigungstermine
• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• mögliche Sonderregelungen

Eine fehlerhafte Fristberechnung kann unnötige Auseinandersetzungen über den Beendigungszeitpunkt und die Vergütungspflicht verursachen.

Mildere Mittel und Alternativen prüfen

Vor einer Kündigung kann zu prüfen sein, ob eine andere Maßnahme das betriebliche Ziel ebenfalls erreichen kann.

Je nach Fall können beispielsweise relevant sein:

• Abmahnung
• Versetzung
• Änderung des Aufgabenbereichs
• Änderungskündigung
• organisatorische Anpassungen
• anderweitige Beschäftigung
• einvernehmliche Aufhebungsvereinbarung

Welche Alternative tatsächlich in Betracht kommt, hängt von Kündigungsgrund, Vertragslage und betrieblicher Situation ab.

Prozessrisiko vor Ausspruch der Kündigung bewerten

Eine Kündigung beendet die rechtliche Auseinandersetzung häufig nicht, sondern kann sie erst auslösen.

Arbeitgeber sollten daher bereits vor Ausspruch überlegen, wie der Kündigungssachverhalt in einem möglichen Kündigungsschutzverfahren dargelegt und bewiesen werden kann.

Dazu gehören insbesondere:

• Darlegbarkeit des Kündigungsgrundes
• vorhandene Dokumente
• verfügbare Zeugen
• mögliche Gegenargumente
• Annahmeverzugsrisiken
• Dauer eines gerichtlichen Verfahrens
• wirtschaftliche Vergleichsmöglichkeiten
• Auswirkungen auf den Betrieb

Eine rechtlich mögliche Kündigung kann wirtschaftlich trotzdem eine schlechte Entscheidung sein, wenn Beweislage oder Folgerisiken nicht berücksichtigt werden.

Kommunikation und organisatorische Umsetzung vorbereiten

Neben der juristischen Erklärung sollte auch die praktische Umsetzung geplant werden.

Dazu können gehören:

• Zeitpunkt und Form der Übergabe
• Gespräch mit dem Arbeitnehmer
• Freistellung
• Rückgabe von Arbeitsmitteln
• Zugang zu IT-Systemen
• interne Kommunikation
• Information von Kunden oder Geschäftspartnern
• Umgang mit Resturlaub
• Arbeitszeugnis
• variable Vergütung

Die Kommunikation sollte sachlich bleiben und darf der späteren rechtlichen Argumentation nicht widersprechen.

Typische Fehler bei der Vorbereitung

In der Praxis entstehen Risiken häufig nicht erst durch komplizierte Rechtsfragen, sondern durch vermeidbare organisatorische Fehler.

Typische Probleme sind beispielsweise:

• Kündigungsentscheidung vor vollständiger Sachverhaltsaufklärung
• unzureichende Dokumentation
• widersprüchliche Begründungen
• falsche oder nicht einschlägige Abmahnungen
• übersehener besonderer Kündigungsschutz
• unvollständige Betriebsratsanhörung
• fehlende Prüfung alternativer Beschäftigungsmöglichkeiten
• unklare Zuständigkeit
• fehlerhaft berechnete Kündigungsfrist
• vorschnelle interne oder externe Kommunikation

Eine strukturierte Vorbereitung kann diese Risiken deutlich reduzieren.

Kündigung als Gesamtprozess verstehen

Die eigentliche Unterschrift unter dem Kündigungsschreiben ist nur ein einzelner Schritt.

Eine belastbare arbeitgeberseitige Kündigungsvorbereitung verbindet:

1. betriebliches Ziel,
2. vollständigen Sachverhalt,
3. rechtliche Einordnung,
4. belastbare Dokumentation,
5. Beteiligungs- und Schutzrechte,
6. formale Umsetzung,
7. Prozess- und Kostenrisiken,
8. Kommunikation und organisatorische Folgen.

Je früher diese Punkte zusammengeführt werden, desto besser kann entschieden werden, ob eine Kündigung tatsächlich die geeignete Maßnahme ist und wie sie vorbereitet werden sollte.